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第一条  为了加强全院教学档案的收集、整理及管理工作,有效地保护和利用教学档案,充分发挥其在教学、教研、管理等工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》,《西安欧亚学院档案管理规定》,结合我院实际,特制定本规定。
第二条  本规定适用于学院各教学单位。
第三条  教务处是全院教学档案的业务主管部门,负责教学档案管理政策的制定与实施。教学质量评估中心是教学档案的督查部门,负责教学档案的检查与评估。各分院是教学档案的落实单位,具体负责教学档案的收集整理管理和上交。
第四条  学院教学档案管理坚持依法规范、分级管理的原则。
第五条  教学档案是指在教学管理和教学实际活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料。
第六条 归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料,必须对学院当前与长远具有参考价值和凭证作用。
第七条  归档的教学文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
第八条  依据《西安欧亚学院档案管理规定》,各教学单位应把教学档案归档纳入本单位教学管理人员的岗位职责之中,并监督执行。
第九条 凡需归档的教学文件材料,尽量采用原件,规格相对统一;一般用计算机打印,不能打印的则要求用黑色碳素墨水笔书写,字迹工整,图文清晰,并装订成册,以利长期保存。
第十条  收集与管理
(一)教学档案必须实行分级集中统一管理,专人负责,编目造册;管理人员由于工作变动,要严格履行交接手续,交接手续完备方可调离。
(二)教学档案收集应按大类分别归类,进行预立案,并按时间先后顺序排列;保证归档文件材料收集的完整性和准确性。
(三)将收集、积累的文件材料整理,合理组卷装订,编目清楚,标题明确,装订整齐,声像、实物类随同其主类一同归档。
(四)按学院规定每教学年度次年12月底前移交学院档案室,卷内目录一式叁份,随同案卷装订一份、本部门留一份、交档案室一份。
(五)教学档案必须存放在安全可靠、防火、防盗、防霉、防雨的地方。
(六)教学档案原则上不外借,查阅者只能在本室内阅览,查阅时要爱护档案,不准拆卷,不能在档案资料上加注、勾画、折叠、涂改,并负有对档案的安全和保密责任;特殊情况需外借时要办理借还手续。
第十一条  本规定由教务处负责解释和修订。

 

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