西安欧亚学院学术交流活动管理办法（修订）

第一章 总则

第一条为了加强学校学术交流活动的组织管理，营造良好学术氛围，鼓励广大教职人员积极参与校内外学术交流活动，提高学术交流质量，特制定本管理办法。

第二条 本办法适用于所有以学校名义组织和参与的各类学术交流活动。

第三条学术交流活动包括：

（一）由学校主办、承办或协办的各级各类学术会议；

（二）邀请国内外专家学者来校开展的学术报告、学术研讨等活动；

（三）各分院（职能处室、研究院）组织的学术报告或学术交流活动；

（四）学校教职人员参加的各级各类学术会议。

第四条科研处是全校学术交流活动的业务管理部门，各二级单位具体负责本级学术交流活动组织管理。学术交流活动主办单位须提前审查交流内容，重大政治问题与社会敏感问题的交流选题须经主办单位主管校领导审批。

第五条学术交流活动必须坚持的原则：

（一）遵纪守法原则。开展学术交流活动必须遵守国家有关法律法规及政策，报告人对交流内容负有全部责任。

（二）联系实际原则。学术交流活动需紧密结合学校发展战略、科学研究、学科建设和教学改革发展方向，注重学习交流学科发展动态和科研新成果，推动学校科学研究、教育教学改革与骨干教师队伍培养等工作开展。

（三）“项目管理、分级负责”原则。严格执行学术交流管理程序，注重学术交流的效果。

第二章工作程序和具体规范

第一节学术交流活动分类与计划

第六条学术交流活动按其影响和交流范围，分为重大学术交流活动和一般性学术交流活动。

（一）重大学术交流活动：指由学校主办或承办（协办）的国际性学术会议、全国性学术会议和省级学术会议；邀请国内外著名专家学者来校作学术报告、学术研讨；参加国际、全国性学术会议；各分院或处室组织的影响大、范围广，涉及全校或跨部门、跨学科的综合交流活动等。

（二）一般性学术交流活动：影响和范围较小，只涉及分院（处室、研究院）及本学科专业的学术交流活动。

第七条学校学术交流活动采取分级分类管理。重大学术交流活动须报主管校领导审批，相关职能处室做好协助支持工作；一般性学术交流活动由各分院（职能处室、研究院）负责人审批，自行组织协调。

第八条各分院、职能处室及研究院要将定期开展学术交流活动纳入工作计划，精心组织，确保活动质量，学期重大学术交流活动计划应于每学期初提交科研处。

第二节学术交流活动的组织与管理

第九条举办重大学术交流活动。

（一）以学校名义主办、承办或与外部单位共同承办的国际学术会议和全国性学术会议，应符合以下条件和组织程序：

1.会议主题须与学校战略发展方向契合，有利于学校品牌和竞争力提升；有利于学校学科专业发展；有利于学校学术地位提高。

2.校内学术活动应主题明确、形式多样，尽可能扩大交流范围和受益面。可定期组织教师汇报交流最新学术研究成果，研讨某个主题的学术思想和动态，也可组织毕业班学生的毕业设计成果或社会实践成果交流，还可以以某单位为主办方，邀请其它单位共同参加，面向全校开放。

3.申请与审批：学校各单位应根据年度计划提前填写《西安欧亚学院学术交流活动申请表》，申请内容包括：会议名称、内容、主讲人、时间、地点、规模和主要邀请参加会议人员的基本情况、学术地位、学术水平、经费来源、经费收支预算等；由单位负责人及申请单位主管校领导审批通过后组织实施。

4.会议举办结束后，各单位须登录科研管理系统，填写“我的学术交流”，并上传西安欧亚学院学术交流活动申请表扫描件或照片、会议通知安排、过程文件（含电子、图片、通讯稿、声像资料等）等支撑材料进行备案。

5.申请未经主管校领导批准，任何单位和个人不得以学校名义主办或承办学术会议。

6.凡由学校主办或承办（协办）的重要学术会议，可向与会者收取必要的会务费用。

（二）邀请著名专家学者来学校开展学术交流活动，应符合如下条件和程序：

1.专家学者应代表该领域较高学术水平并能对学校教学、科研和学科建设工作起到推动作用。

2.主（承）办单位须填写《西安欧亚学院学术交流活动申请表》，由所在单位负责人及主管校领导审批通过后组织实施。

3.科研处根据学校学科特点，联合各分院及职能处室定期邀请有影响力的专家面向全校师生开展“爱驱动”学术讲坛，具体运行管理办法参照《西安欧亚学院“爱驱动”学术讲坛专家遴选及运行管理办法（试行）》。

第十条参加校外学术交流活动。

（一）参加校外学术会议应遵循如下原则：

1.层次较高。一般由市厅级以上政府部门或省级以上学术团体组织的届会或年会。

2.专业对口。一般应为与我校学科专业相对应或联系比较紧密的学术会议。

3.主题突出。会议内容与相关学科专业发展联系紧密，具有前瞻性，关注时代发展的热点、难点问题。

4.收效较大。通过参加会议，可以很好地了解发展趋势，拓宽学术视野，扩大学院影响力。

（二）凡以学校名义（指在介绍参会者或其他对外材料上标明单位为西安欧亚学院）参加国际学术会议，由所在单位领导及主管校领导审查同意后方可参加，并在活动完成后须登录科研管理系统，填写“我的学术交流”进行备案。分院、职能处室或研究院可按照培训费资助参加国际学术会议的经费，若所参加会议内容与在研科研项目相关，参加者也可使用项目经费。

（三）参加全国性学术会议，须由所在单位领导审查同意后方可参加，并在活动完成后登录科研管理系统，填写“我的学术交流”进行备案。参加学术会议经费可由所在单位予以资助，具体由所在单位决定；若所参加会议内容与个人或团队在研科研项目相关，参加者可使用个人或团队项目科研经费报销会议相关费用。

第十一条凡向国外学术期刊、国际学术会议、国外学者寄送或携带的学术资料，须经所在单位审查同意，同时提供一套复印件至科研处备案。

第十二条科研处按年度对学术交流活动开展情况进行统计及数据报送。

第三节 学术交流活动经费

第十三条学校开展各类学术交流活动，所需经费原则上由具体主办或承办（协办）单位负责。

第十四条学术交流活动组织单位应遵守国家有关政策法则，积极向上级有关部门、企事业单位或合作组织争取筹措活动所需经费。筹措到的活动经费由组织单位专款专用。

第十五条学校学术交流活动主办或承办（协办）单位可根据实际情况，给予所邀请国内外著名专家学者的学术交流补助标准参考如下[z1]：

第四节利益奖惩

第十六条各部门要支持重大学术交流活动和全校性学术交流活动的顺利开展，按照学术交流活动的组织与管理要求积极开展学术活动，并及时进行科研管理系统数据信息录入更新。各职能部门要加强对学术交流活动的管理，支持重大学术交流活动和全校性学术交流活动的顺利开展。

第十七条各单位要对学术交流内容严格把关，制定切实可行的措施，如学术交流活动内容要求，举办流程，费用安排等，保证会议和学术活动的正常开展，确保邀请专家和与会代表的人身和财产安全。

第十八条学校广大教职人员参加各类学术交流活动，应注意加强与校外相关单位和专家的沟通与联系，积极宣传学校科研及学术成就，扩大学术影响。不得有泄漏机密的行为，不得从事有损学校形象的活动。

第十九条各单位组织的学术讲座不可影响学校正常教学秩序。特殊情况需报所在单位主管校领导审批。

第三章 附则

第二十条本办法由科研处负责解释和修订。

第二十一条本办法自公布之日起实施。